Bijlagen
Wie een evenement wil organiseren in Erpe-Mere , moet dit vooraf melden of aanvragen aan het college van burgemeester en schepenen.
Een evenement is een publiek toegankelijke manifestatie, activiteit of gebeurtenis op de openbare weg of op openbaar terrein of op privéterrein. Dat zijn bijvoorbeeld fuiven, gemeente-, dorp- of wijkfeesten, muziekfestivals, kermissen, braderijen, jaarmarkten, markten, sportmanifestaties …
Voorwaarden
Wie vult dit formulier in?
Dit formulier moet ingevuld worden door de eindverantwoordelijke van het evenement. Deze persoon moet meerderjarig zijn en hij/zij treedt op als eerste aanspreekpunt bij vragen of problemen omtrent het evenement.
U vult de uitgebreide versie van het formulier (zie bijlage) in wanneer jouw evenement publiek toegankelijk is of wanneer u in het kader van jouw evenement één van de volgende vergunningen nodig hebt:
- Gebruik van elektronisch versterkte muziek luider dan 85 dB(A);
- Ontlenen van gemeentelijk materiaal (enkel voor erkende verenigingen uit Erpe-Mere);
Jouw andere vergunningen, zoals bijvoorbeeld het schenken van sterke dranken, kan je er ook mee aanvragen.
Wanneer vul je dit formulier in?
Evenementen die tot 500 deelnemers verwachten, worden gevraagd om dit formulier 60 dagen voor het evenement in te dienen.
Evenementen die 500 of meer deelnemers verwachten, worden gevraagd om dit formulier 90 dagen voor het evenement in te dienen.
Indien deze termijnen worden overschreden, kan de aanvraag worden geweigerd.
Hoe aanvragen
Om het de organisator gemakkelijker te maken, heeft het gemeentebestuur een formulier ‘aanmelding van een evenement’ ontwikkeld waarop hij/zij alle relevante informatie kan invullen. Het formulier bundelt alle gegevens die betrekking hebben op je activiteit zoals het gebruik van elektronisch versterkte muziek, het schenken van sterke drank, de te nemen veiligheidsmaatregelen, de inname van de openbare weg,…
Hoe aanvragen?
U kan het formulier "aanmelden van een evenement" volledig digitaal invullen via het e-loket. Bij het formulier vindt u ook een aantal sjablonen die u oa. kan gebruiken voor het opstellen van een veiligheidsdossier of het opmaken van een medewerkerslijst.
Het formulier is ook te downloaden als Word-document. We geven de voorkeur aan het e-loketdocument maar indien u kiest voor de Word variant dan stuur je het ingevuld terug naar evenementen@erpe-mere.be.
Zodra wij het formulier hebben ontvangen, gaan alle diensten aan de slag om voor jouw evenement het nodige te doen.
Wanneer mag je de beperkte versie invullen?
Dit formulier wordt ingevuld door organisatoren van "evenementen op uitnodiging" of "evenementen waarbij geen vergunningen nodig zijn". Schoolactiviteiten en buurtfeesten worden beschouwd als evenementen op uitnodiging aangezien er een band bestaat tussen de bezoeker en de organisator.
Let wel: indien je gebruik wil maken van onze gemeentelijke uitleendienst vragen we je om sowieso het uitgebreide formulier in te vullen
Deze beperkte aanmelding kan u via het e-loket doen..