Een evenement is elke publiek toegankelijke activiteit op de openbare weg, openbaar terrein of privéterrein. Denk aan gemeentelijke evenementen, dorps- of wijkfeesten, fuiven, festivals, kermissen, braderijen, jaarmarkten, markten, sportmanifestaties, ...
Wil je een evenement organiseren in Erpe-Mere? Dan moet je dit vooraf aanvragen bij lokaal bestuur Erpe-Mere en heb je de goedkeuring van het college van burgemeester en schepenen nodig.
Vanaf 1 november 2025 kan je enkel nog via het platform Eaglebe een evenement aanvragen.
Tot 31 oktober 2025 kan je ook nog via het evenementenformulier in het e-loket aanvragen. Maar die link verdwijnt op 1 november.
Meteen je aanvraag doen? Klik hier om naar het evenementenformulier op Eaglebe te gaan
Overstap naar Eaglebe
Eaglebe vervangt het oude aanvraagformulier en maakt het aanvragen van evenementen eenvoudiger, overzichtelijker en sneller.
Voordelen van Eaglebe:
- Je wordt stap voor stap begeleid door de aanvraagprocedure.
- Je kan de status van je aanvraag volgen en documenten toevoegen of aanpassen wanneer nodig.
- Alle communicatie met het gemeentebestuur verloopt via één platform, wat zorgt voor duidelijkheid en minder misverstanden.
Tip: Je kan bij jouw profiel instellen dat je een mail wil ontvangen, telkens er een nieuw bericht is voor jou. Kijk de eerste keer na of de mails niet terecht komen bij de ongewenste mail. - Verenigingen kunnen een eigen account aanmaken, zodat alle aanvragen op één plaats bewaard blijven.
- Terugkerende evenementen kan je makkelijk kopiëren en opnieuw indienen, wat veel tijd bespaart.
- Eaglebe herinnert je automatisch wanneer het tijd is om je jaarlijkse evenement opnieuw aan te vragen.
Meteen je aanvraag doen? Klik hier om naar het evenementenformulier op Eaglebe te gaan
Aan de slag met Eaglebe
Klik hier voor de handleiding voor aanvragers.
Een probleem met Eaglebe? Op de webpagina van de helpdesk van Eaglebe vind je stap-voor-stapgidsen, instructievideo’s en antwoorden op de meeste technische vragen voor organisatoren.
Wanneer moet je een evenement aanvragen?
Je doet een aanvraag wanneer je evenement publiek toegankelijk is of je één van de volgende vergunningen nodig hebt:
- Afspelen van elektronisch versterkte muziek luider dan 85 dB(A)
- Inname van het openbaar domein
- Schenken van sterke dranken
Deadline aanvraag
- Verwacht je minder dan 500 deelnemers? Dien het formulier dan minstens 60 dagen op voorhand in.
- Verwacht je 500 of meer deelnemers? Dan vragen we om het formulier minstens 90 dagen vooraf in te dienen.
Dien je te laat in, dan kan je aanvraag geweigerd worden.
Organiseer je een privéfeest?
Je hoeft een privéfeest op een privélocatie niet aan te vragen.
Voor een privéfeest op een privélocatie kunnen we geen uitzondering toestaan op de geluidsnormen van Vlarem.
Hoewel de muziek bij een privéfeest in principe luider mag zijn dan 85 dB(A), blijven de geluidsnormen voor de omgeving gelden. We kunnen dus geen afwijking toestaan die voor overlast zorgt.
Tip: Breng je buren op de hoogte van je feest én gebruik je gezond verstand. Zo vermijd je klachten en mogelijke GAS-boetes.
Verloop aanvraag evenement
De verantwoordelijke van het evenement vult het aanvraagformulier in
Het formulier moet ingevuld worden door de eindverantwoordelijke van het evenement. Die persoon is meerderjarig en is het eerste aanspreekpunt bij vragen of problemen.
Klik hier om je evenement aan te vragen via Eaglebe
Wat gebeurt er na je aanvraag?
- Bevestiging van je aanvraag
Je ontvangt automatisch een bevestiging op het e-mailadres waarmee je het evenement hebt aangemeld. - Controle van je aanvraag
De dienst Evenementen controleert of je aanvraag volledig is. Is dat niet het geval, dan brengen we je op de hoogte. - Adviezen opvragen
We vragen advies aan alle betrokken diensten en/of hulpdiensten. Zij krijgen voldoende tijd om hun advies te formuleren.
Als het nodig is, nodigen we je uit om je evenement toe te lichten tijdens een vergadering van de veiligheidscel. - Opmaak van de vergunningen
Zodra alle adviezen binnen zijn, stellen we de nodige vergunningen op. Denk aan een toelating voor versterkte muziek, een tijdelijk politiereglement of een vergunning voor het schenken van sterke dranken. Deze documenten leggen we voor aan het college, dat wekelijks vergadert. - Goedkeuring van je evenement
Na de beslissing van het college ontvang je de goedkeuring via het platform Eaglebe. Lees de voorwaarden in de vergunning goed na en download de relevante documenten.
Tips voor organisatoren
Kies voor 1 account
Maak een algemene account aan voor jouw vereniging. Op die manier worden al jullie aanvragen in één account gecentraliseerd én kan je jaarlijks terugkerende evenementen veel makkelijker aanvragen.
Onderaan deze pagina vind je een handleiding waar ook het aanmaken van het account in beschreven staat.
Uitleendienst materialen apart aanvragen
Erpe-Meerse verenigingen en adviesraden kunnen materialen uitlenen voor hun evenement. Het aanvragen van materialen gebeurt apart, via een formulier op het e-loket.
Buurtfeest? Denk aan de subsidie voor een buurtfeest
Een bewonersgroep, wijk- of buurtcomité kan een subsidie aanvragen voor een straat-, buurt- of wijkfeest.
Let op: vergeet de aanvraag van je evenement, zoals hierboven beschreven, niet!
Klik hier voor meer informatie over de subsidie voor het organiseren van een buurtfeest in Erpe-Mere
Downloads
- Handleiding Eaglebe voor de aanvrager5,8 Mb pdf
