Het lokaal bestuur kiest resoluut voor elektronische facturatie. Dit zorgt voor een efficiëntiewinst, zowel in onze organisatie als in die van onze leveranciers en partners!
Wat is een elektronische factuur?
Een e-factuur of e-invoice is een digitaal bestand dat is opgemaakt volgens een vaste structuur.
Europa ontwikkelde hiervoor het platform Peppol. Peppol is de afkorting voor ‘Pan-European Public Procurement Online’. Het is een beveiligd netwerk om bestanden, zoals bijvoorbeeld een e-factuur of andere zakelijke documenten, uit te wisselen.
Je kunt het vergelijken met het versturen van een e-mail. Elk bedrijf heeft zijn eigen specifieke Peppol-adres waar facturen of andere documenten naartoe kunnen worden gestuurd. Maar Peppol is veel veiliger dan een standaard e-mail. Zowel de ontvanger als de verzender worden geverifieerd.
Om toegang te krijgen tot het Peppol-netwerk moet je via een accespoint werken.
Een PDF-facturen kan je niet automatisch verwerken. Daarom zijn PDF-facturen niet hetzelfde als e-facturen!
Voordelen van een e-factuur:
- snelle en automatische verwerking
- geen risico op verlies
- snellere betaling van je factuur
- geen kosten voor papier of verzending
- minder tijdsintensief
- goedkoper
Voor wie
E-facturatie is verplicht, maar ook een opportuniteit.
Vanaf 1 maart 2024 is het verplicht om ALLE facturen die aan een overheid gericht zijn te versturen als e-factuur. Als je dus als handelaar wil blijven leveren aan de gemeente, en bij uitbreiding aan andere overheden, moet je vanaf 1 maart kunnen factureren via Peppol!
Deze verplichting geldt nog niet voor opdrachten tot maximum 3.000 euro zonder btw, maar ons bestuur streeft naar maximale e-facturatie.
Ik wil starten met e-facturatie
Met welk systeem werkt jouw bedrijf nu? Klik op onderstaande link en ontdek hoe je kan overstappen naar elektronische facturen.
Heb je nog geen toepassing om e-facturen te maken? Dan kan je gebruik maken van het Mercuriusportaal van de overheid.
Voorwaarden
Welke info moet je factuur aan de gemeente bevatten?
Stuur per bestelbon een afzonderlijke e-factuur. Verstuur je factuur slechts éénmaal via e-facturatie. Facturen of duplicaten op papier en via e-mail worden niet behandeld.
Vermeld op elke e-factuur steeds:
- een uniek factuurnummer en factuurdatum
- naam en adres van de leverancier
- de IBAN- en BIC-code van de leverancier
- het ondernemingsnummer en btw-nummer van de leverancier
- het juiste facturatieadres van de entiteit die de opdracht heeft gegeven (gemeentebestuur of OCMW)
- het ondernemingsnummer en btw-nummer van één van onze entiteiten
- het juiste btw-percentage en uitsplitsing van de btw-tarieven (indien van toepassing)
- het bestelbonnummer via het veld "orderreference" of "PO-nummer".
Heb je geen bestelbonnummer, vraag deze op bij de betrokken dienst. Indien geen bestelbonnummer werd meegedeeld, kan een andere referentie worden opgegeven, zoals het EAN-nummer voor nutsvoorzieningen, accountnummer voor mobiele telefonie, polisnummer bij verzekeringen - een grondige omschrijving en datum van dienst/levering
- factuurlijnen met netto-prijzen (excl. btw)
Wettelijke betaaltermijn
De standaard betaaltermijn voor bestellingen/overheidsopdrachten bedraagt 30 dagen volgens de wetgeving voor overheidsopdrachten, tenzij er in de procedure een verificatietermijn is voorzien. In het laatste geval wordt er betaald binnen de 30 dagen na het verstrijken van de verificatietermijn.
Andere betalingstermijnen die vermeld staan op facturen hebben met andere woorden geen juridische rechtsgrond.
Onze facturatiegegevens
Gemeente Erpe-Mere
Oudenaardsesteenweg 458
9420 Erpe-mere
B.T.W. BE 0216.771.244
facturen@erpe-mere.be
Gemeente Erpe-Mere is niet B.T.W.-plichtig. Er kan niet aan medecontractant gefactureerd worden. Bedrijven buiten België moeten een factuur opmaken zonder B.T.W.
Sociaal Huis
Oudenaardsesteenweg 458
9420 Erpe-mere
B.T.W. BE 0216.771.343
facturen@erpe-mere.be
Sociaal huis Erpe-Mere is niet B.T.W.-plichtig. Er kan niet aan medecontractant gefactureerd worden. Bedrijven buiten België moeten een factuur opmaken zonder B.T.W.
Regelgeving
- De Europese richtlijn 2014/55/EU verplicht alle Europese overheidsinstanties om elektronische facturen te kunnen ontvangen die voldoen aan de Europese norm inzake elektronische facturering.
- De wet van 7 april 2019 zet deze verplichting om in Belgisch recht. Ten slotte voert het koninklijk besluit van 9 maart 2022 betreffende de overheidsopdrachten geleidelijk de verplichting in voor ondernemingen om elektronische facturen te verzenden.
Meer info
- De website efactuur.belgium.be staat centraal in het e-Invoicing ecosysteem ontwikkeld door de FOD BOSA. Het fungeert als een heldere, onpartijdige, objectieve en veelzijdige informatiebron voor diverse doelgroepen, waaronder grote bedrijven, burgers, KMO's, overheden, de IT-sector en accountants.
- Lees alles over elektronische facturatie op de website van de Vlaamse overheid. Met al je vragen kan je terecht bij e.procurement@vlaanderen.be.
- Bekijk het infofilmpje.